SOBRE ULYSSES Y ALTERNATIVAS (PARTE I)

Dentro del creciente movimiento que se está viviendo estos días por parte de desarrolladores que cambian el modelo de negocio de sus ventas a suscripciones de pago regular, ahora le ha tocado el turno a una de las aplicaciones de escritura profesional con más adeptos dentro del mundo Mac/iOS, Ulysses.

Sus desarrolladores anunciaban esta pasada semana el cambio de modelo de negocio. Ulysses, aplicación de escritura con versiones de pago para iOS y macOS, pasaba a ser desde el mismo momento del anuncio un servicio de suscripción con un coste regular de 4,99 euros/mes o 39,99 euros/año (con descuentos aplicados en uno u otro modo para usuarios que ya disponían de una o ambas versiones de la aplicación previamente).

Ulysses para Mac y iOS

Ulysses para Mac y iOS, antes aplicaciones individuales en las App Stores y ahora servicio de suscripción

Un ámplio número de usuarios se “abalanzaron” literalmente sobre la noticia en las redes sociales manifestando su descontento con la decisión tomada por la empresa, y no parece que la muy benevolente opinión en Twitter de algunos personajes destacados (como Federico Viticci de MacStories o David Sparks de MacSparky) hayan servido de mucho para apaciguar a las bestias.

QUÉ HA HECHO MAL LA EMPRESA TRAS ULYSSES

Como ya ha manifestado alguno de sus usuarios en Twitter (postura con la que coincido), el modelo de negocio de los desarrolladores está tendiendo hacia la suscripción regular, un modo de monetizar su trabajo quizá más seguro y continuado que una compra única (y digo quizá porque este supuesto se da siempre y cuando alcances el número necesario de suscriptores), en la cual hay un fuerte volumen de ingresos incial a la salida de la aplicación o actualización mayor de pago, pero luego un intervalo temporal ámplio en que se debe seguír desarrollando y dando soporte con un índice de compras muy inferior. Pero este modelo, a mi modo de ver, no es para todo el mundo, está reservado a “La Élite” y con determinadas puntualizaciones importantes.

Ulysses no es un servicio, es una aplicación.
Ulysses no ofrece servidores de sincronización ni almacenamiento, ya que para todo ello usa iCloud (evidentemente, no tiene por tanto que mantener dichos sistemas). Eso ya supone un problema a la hora de comprender el modelo de suscripción.
Si compras algo que tiene costes importantes de mantenimiento, es lógico pensar que dichos costes deben ser repercutidos en algún modo sobre el comprador que disfruta de ellos. Pero Ulysses, por mucho que les pese a sus desarrolladores, es un producto, no es un servicio, y carece de esos costes.

Además, no han esperado al momento de ofrecer una actualización mayor, un cambio que al usuario le aporte de impresión de pagar “por algo más” de lo que tiene ahora, o de no haber gastado su dinero en vano con la compra de la aplicación porque lo que ahora está llegando es algo mejor o novedoso que justificaría una nueva inversión. Simplemente han cambiado su modelo de negocio, de repente, con el mismo producto que existía ayer y que muchos usuarios disfrutaban “gratis” porque ya lo habían pagado en el momento de su compra.

Han pecado además, a mi juicio, de establecer un precio de suscripción alto, con una rebaja anual importante queriendo “forzar” al usuario a irse a la suscripción anual, dando la práctica impresión de que “esto se hunde y necesitamos solvencia económica ya mismo”. Del mismo modo, la rebaja para anteriores usuarios es solamente sobre la suscripción anual, no la ofrecen si pagas cada mes. Y ligado a todo esto, un anuncio de “una rebaja del 50% de por vida” si eras anterior usuario que no era una rebaja real, ya que dicho descuento (29,99 euros/año, frente a los 39,99 euros/año que abona un usuario nuevo si se suscribe anualmente) solo lo era sobre el precio/cuota de un usuario común en pago mensual, lo que deja también un sabor amargo de que “quieren hacerte creer que te descuentan más de lo que realmente es”.
Ahora, han corregido en Twitter y han indicado que el descuento a anteriores usuarios es del 25% y no del 50%, lo que ha venido a generar aún más confusión a algunos usuarios.

Es lógico que a figuras como Federico Viticci o David Sparks, cuya faceta profesional principal (o una de las principales) es la escritura, no les duela el pago de la suscripción. Soy de la opinión de que debes soportar aquellas aplicaciones que usas intensivamente, porque eso facilitará que la aplicación se convierta en un modelo de negocio sostenible para sus desarrolladores y permitirá que siga en avance y no llegue a desaparecer por falta de recursos. Es lógico también que su postura sea la que han adoptado, porque forman parte de esa “farándula” y porque, incluso, conocen personalmente a los desarrolladores de la aplicación. Pero al usuario ocasional de la aplicación, el que no es escritor, se le juntan las suscripciones (y se le juntarán más, viendo el rumbo actual del mercado) y tendrá que elegir. Algunos elegirán a Ulysses, otros no. Quedará por ver cuantos se irán a cada bando y si al final a los desarrolladores de la aplicación les salen las cuentas.

En el próximo post veremos alguna alternativa a Ulysses para según que usos, porque haberlas las hay.

ENVIAR INFORMACIÓN DESDE HAZEL A SLACK

En este pequeño tutorial vamos a ver cómo podemos enviar información desde Hazel a Slack. Con el proceso detallado que se describe podréis extraer fácilmente el modo tanto de configurar Slack para admitir llamadas externas y publicar en un canal concreto mediante una integración, como el modo de decirle a Hazel que envíe esa llamada; haciendo modificaciones las posibilidades son muy amplias, ya que podéis adaptarlo para que sea otro tipo de software quien haga esa llamada, y que lo haga bajo las circunstancias que estiméis.

QUÉ ES HAZEL

Hazel es, en síntesis, un organizador para sistemas macOS que nos permite establecer diferentes reglas de entrada y salida para nuestros archivos y directorios.

Hazel, software de organización automática para Mac

Hazel, software de organización automática para Mac

Las posibilidades de Hazel son prácticamente infinitas. Puede monitorizar un directorio y realizar acciones predeterminadas por el usuario con todo lo que se encuentre dentro (o llegue nuevo), cambiando nombres a archivos, copiándolos o moviéndolos a diferentes emplazamientos, y en definitiva un sinfín de trabajo automatizado preconfigurado que trabaja para nosotros. Además, todo esto puede llevarlo a cabo partiendo de un abanico extremadamente amplio de diferentes premisas, que incluyen por ejemplo indagar en el contenido del archivo en cuestión para determinar qué es y por tanto qué hacer con el.
Por poner uno de muchos ejemplos, podría indicársele a Hazel que monitorice nuestro directorio de descargas y que, cuando reciba un archivo .PDF lea su contenido. Si el mismo contiene la palabras “Vodafone” y “factura”, que lo renombre automáticamente según las reglas que le hayamos especificado y lo mueva a nuestro directorio de facturas.

QUÉ ES SLACK

Slack es un servicio de mensajería que ha nacido con el objetivo de focalizarse sobre el ámbito empresarial o equipos de trabajo.

Slack, software de comunicación (y mucho más) para equipos

Slack, software de comunicación (y mucho más) para equipos

Se trata de una especie de chat, sumamente vitaminado, que permite la creación de equipos y de canales de conversación dentro de ellos. Su mayor fuerte es la integración con servicios de terceros, dando como resultado que desde la propia aplicación puedes recibír notificaciones de innumerables servícios e incluso interactuar con ellas, de modo que se convierte en un espacio de trabajo centralizado.

CONFIGURACIÓN DE SLACK PARA RECIBIR LLAMADAS EXTERNAS (INCOMING WEBHOOKS)

Antes de continuar he de decirte que, en mi caso, dispongo de un equipo con cuenta de pago en Slack. Muchas de las integraciones que ofrece están disponibles en las cuentas gratuítas, pero desconozco si esta en concreto lo está, o es exclusiva para cuentas de pago. En cualquier caso, en los primeros pasos que daremos lo descubrirás.

Ademas, debes ser administrador de tu equipo (o disponer de los permisos adecuados) para establecer las configuraciones que veremos a continuación.

  1. Debes acceder a la consola de administración de tu equipo vía web.

  2. A continuación debes acceder al menú general (situado en la esquina superior izquierda de la pantalla), y desplegarlo como se aprecia en la imagen inferior.

Menú general en la consola de administración de Slack

Menú general en la consola de administración de Slack

  1. Accederemos a la tercera de la opciones, “Configure Apps”

  2. En la pantalla siguiente, veremos un menú en la parte izquierda de nuestra pantalla, accederemos a la opción “Custom Integrations” y llegaremos a la pantalla que puedes ver abajo.

"Custom Integrations" en Slack

“Custom Integrations” en Slack

  1. Accederemos a “Incoming Webhooks”, y dentro de este apartado daremos de alta una nueva integración. Verás las subsecciones distribuídas en bloques:

– Arriba, instrucciones para establecer tu configuración, que puedes desplegar para leer.
– Más abajo instrucciones sobre cómo configurar el envío de archivos y no solamente mensajes.
– Y más abajo aún, todas las opciones que debes configurar una a una para tu integración: “Post to Channel” para indicar a qué canal deseas que se envíen los mensajes, “WebHook URL” para obtener el token que más tarde necesitarás para enviar los mensajes (este token es tu identificación), y más detalles para customizar la apariencia de los mensajes que serán enviados (bajo qué nombre se enviarán, o cual será su avatar; como verás en mi caso el nombre de publicación es hazel y el avatar es el propio logo de la aplicación).

Incoming WebHook en Slack

Incoming WebHook en Slack

Tras guardar tus cambios lo tienes todo listo (copia tu token de autorización, lo necesitarás; puedes volver a este punto cuando quieras para consultarlo o re-generar uno nuevo).

CONFIGURACIÓN DE HAZEL PARA ENVIAR MENSAJES A SLACK

Ya has realizado la parte más difícil. Ahora veremos el ejemplo de una regla en Hazel que incluye una notificación en Slack.
Asumo que has instalado Hazel y tienes unas nociones de cómo funciona, ¡así que vamos allá!
Lo veremos con un ejemplo:

Regla de Hazel cuyo último paso es el envío de una notificación a Slack mediante WebHooks

Regla de Hazel cuyo último paso es el envío de una notificación a Slack mediante WebHooks

Esta regla trabaja del siguiente modo:

  • Se encuentra monitorizando un directorio llamado “07. REFERENCE – Notes” en la raíz de mi Dropbox. Cada vez que un archivo nuevo entre en este directorio, saltarán las reglas de actuación que:
  1. Copiarán ese archivo a un directorio del mismo nombre en iCloud Drive.
  2. Copiarán ese archivo a un directorio del mismo nombre en Google Drive.
  3. Un AppleScript enviará también ese archivo a un directorio del mismo nombre en una de mis bases de datos en DEVONthink (esto puede dar para otra entrada).
  4. Se ejecutará un Shell Script que en este caso es donde debemos centrar nuestra atención. Este Script enviará la notificación a Slack, en este caso concreto el mensaje que enviará será “Reference – Notes # nombre-del-archivo-añadido”. A continuación, verás que incluye el WebHook URL que has obtenido en Slack, y que debes pegar en este lugar.

El código que lleva este Shell Script:

archivo=$(basename "$1")
curl -X POST --data-urlencode 'payload={"text": "Reference - Notes # '$archivo' "}' TU-WEBHOOK-URL-AQUÍ

Este código en concreto devolverá el mensaje: Reference – Notes # NOMBRE-DEL-ARCHIVO-PROCESADO

INTRODUCCIÓN A GTD (Getting Things Done)

La productividad personal está de moda. Los tiempos avanzan deprisa, y en los entornos laborales cada día que pasa se nos exige más y más. A todos/as nos ocurre (u ocurrirá) que un día nos detenemos y nos damos cuenta de que estamos sobrepasados; tenemos muchas más cosas para hacer de las que físicamente podemos abarcar, y esa situación lejos de mejorar empeora con el tiempo.

Por norma general, es en este momento cuando reconocemos que algo no funciona y decidimos buscar algún tipo de solución. Para esta introducción a GTD (Getting Things Done) he pensado en que nos hagamos algunas preguntas y pensemos juntos/as sobre las soluciones que propone y el porqué de ellas.

Listas GTD para clasificar nuestras cosas por hacer

Listas GTD para clasificar nuestras cosas por hacer

QUÉ ES GTD Y QUÉ NOS PROPONE

Si te has dado cuenta de que esto te está ocurriendo, es muy probable que hayas comenzado tu búsqueda de “la solución mágica” y te hayas adentrado en el concepto global de “productividad personal”. Te habrás dado cuenta de que, rebuscando por Internet, se hace alusión a este concepto en centenas de formas diferentes (en algunos casos consejos aislados como formas de tratar el email por ejemplo, o metodologías completas compuestas de varias reglas más o menos complejas). Todas ellas te prometen grandes avances.

No te diré que eso sea falso. Probablemente no lo es. Para una persona que camina descalza y tiene la meta de llegar en el menor tiempo posible a un lugar concreto que se encuentra a decenas de kilómetros, disponer de unas buenas zapatillas es un avance considerable. Pero también podría disponer de una bicicleta, y eso sí que sería un avance ¿verdad?. ¿Y qué me dices de una motocicleta? Eso ya serían palabras mayores.

Pero antes de avanzar más, hay algo muy importante que debes tener en cuenta. No existen soluciones mágicas. Del mismo modo que no existen dietas milagro que consiguen hacerte adelgazar varios kilos sin esfuerzo, y sin recuperar después ese peso perdido en la mitad de tiempo que lo has perdido. Para adelgazar de un modo sano y sostenible debes cambiar hábitos y ser constante, y desde luego no es fácil.

Los avances que puedes conseguir, que son muchos, van acordes al esfuerzo que deberás invertir en cambiar muchos de los hábitos que tienes asumidos como buenos (o que simplemente mantienes por comodidad), y sin embargo no lo son. Cambiarlos cuesta, porque se han “asentado” en nuestro cerebro a fuerza de repetir, y repetir, y repetir de nuevo un mismo modelo de actuación a lo largo de los años, cuando pensábamos que ese modo de hacer las cosas era el correcto.

Dentro de todas las innumerables ramificaciones que podríamos extraer de ese concepto de “productividad personal” se encuentra un método de organización personal que tiene su origen en un libro publicado en el año 2.001, “Getting Things Done” (GTD) cuyo autor es David Allen. Vamos a dar un paseo en esta primera entrada de la serie por algunas de sus características fundamentales, de un modo muy general, y profundizaremos en cada una de ellas y en sus cinco reglas básicas en las siguientes entradas.

El objeto de esta introducción no es tanto profundizar en el aspecto técnico, sino tratar de comprender “el porqué” del funcionamiento de la metodología y sus reglas, en qué se basan y porqué este método las propone. Soy de la firme convicción de que para asumir cambios de envergadura como es la implementación de un método de productividad personal (que pretende poner “patas arriba” varias de nuestras creencias y costumbres anteriores), el primer paso ineludible es comprender dicho método, saber porqué se hace qué, reflexionar sobre sus reglas y luchar para implementarlas e integrarlas en nuestro día a día tras su comprensión y aceptación. Solo así centraremos nuestro mayor esfuerzo en ello, y solo así lo conseguiremos.

UNA SÍNTESIS SOBRE QUÉ NOS PROPONE GTD

Quizá nunca antes nos hemos aproximado intencionadamente al mundo de la productividad personal o a ninguna de sus numerosas metodologías, pero todos hemos hecho listas para organizarnos en algún momento, o utilizado una “agenda” más o menos formal. Nos hemos sentado y hemos organizado las cosas que teníamos que hacer (de las que nos acordábamos, claro, en ese momento en que nos vimos saturados y decidimos apuntarlo todo rápidamente en una lista para organizarnos).

Tras apuntar unas cuantas cosas, hemos comenzado a distribuirlas; seguramente lo primero que hayas hecho es decidir cuales son más importantes y/o más urgentes, para ponerlas las primeras. Luego, si son muchas, repartirlas en días y ponerles su fecha a cada una. Y así podríamos seguir… lo hemos hecho todos. Craso error. Todos hemos pensado en su momento que era el método, pero hoy la ciencia dice que estábamos equivocados.

Lo que propone GTD no es complicado, y es incluso más que razonable si le damos la oportunidad de analizarlo con un poco de detenimiento. De un modo resumido podríamos decir que nos propone lo siguiente:

  • Recopilar todo lo que pase por nuestra cabeza. Todo. El objetivo de ello es doble; por un lado se pretende que no se nos olvide nada (lo cual es ciertamente muy posible si no lo anotamos en el mismo momento en que pensamos sobre ello) y por otro eliminar ese estado de estrés constante que produce en nosotros estar tratando de recordar algo para que no se nos olvide. Si instauramos el hábito de recopilarlo todo en ese mismo momento, se convertirá en algo automático y nuestra cabeza lo asumirá, se relajará sabiendo que todas nuestras nuevas cosas se recogen y están a salvo.

  • Desarrollar nuestro trabajo del mismo modo que se haría en una cadena de producción. Del mismo modo que en una fábrica, por ejemplo, una persona se dedicase a limpiar un producto, otra consecutiva en la cadena a meterlo en cajas y otra más detrás de ellas a precintar las cajas. Todas ellas estarán todo el tiempo desarrollando el mismo trabajo (la primera limpia un producto, detrás otro, detrás otro… la segunda empaqueta, empaqueta, empaqueta… y la tercera lo mismo con su cometido). No tienen que pensar demasiado, porque su cerebro se mete en el rol de la labor que están desarrollando. Proporcionalmente, una persona que lo hiciera todo tardaría más, porque a cada momento tendría que “cambiar el chip” para la labor concreta, coger la herramienta correcta destinada a esa labor, etc. El ejemplo no es todo lo bueno que podría ser, porque las personas que trabajan en una cadena de este tipo no tienen que pensar, ni decidir, hacen su trabajo de modo automático. GTD propone aprovechar este modo cuando es posible, haciendo todas las tareas de la misma naturaleza seguidas, de modo que “la adaptación inicial” de nuestro cerebro para hacer esa labor concreta sea aprovechada al máximo.

  • Dividir todas las cosas que queremos/debemos hacer en acciones más pequeñas, siempre que sea posible. Esto generará mayor cantidad de acciones a desarrollar, pero podremos clasificarlas mejor según nuestras listas (que veremos a continuación) y cada uno de esos “objetivos” de menor envergadura supondrán una motivación extra a la hora de ponernos a hacer cosas. ¿A quien no se le atraganta ver una tarea como “Desarrollar y entregar informe de …”?. ¡Claro! Con tan solo verla se evidencia que conlleva un trabajo enorme por delante, implica buscar material de apoyo, desarrollar un informe que podría tener varias sub-secciones, revisar el borrador, etc. Esa “tarea” lleva 10, 15 o 20 acciones individuales implícitas. Si la dividimos, cada una de ellas será un pequeño paso más que nos invitará a avanzar.

  • Establecer y mantener varias listas, no una lista única. Cada persona, en base a su situación personal/familiar/laboral, encontrará más útil tener unas u otras, o tener más o menos listas. Ahora mismo quizá estés pensando que tener varias listas lo que añade es una complicación innecesaria ¿Verdad? Pues dale una oportunidad, continúa leyendo y veremos porqué varias y cual es su fin.

  • Establecer dichas listas en base a la preguntas “¿Qué necesito para hacer esto?” o “¿A quien necesito para hacer esto?”. La respuesta a la primera pregunta pueden ser herramientas o lugares por ejemplo (para comprar leche, necesitarás estar en la tienda o supermercado; para enviar un email, necesitarás un ordenador, tu teléfono, o una conexión a Internet). La respuesta a la segunda pregunta son, evidentemente, personas o colectivos. En base a esto, algún ejemplo de listas podrían ser “Oficina” (si trabajas en una oficina, habrá labores que precisarán de tu presencia allí), “Casa” (para tus tareas domésticas, por ejemplo), “Ordenador”, o el nombre de tu novio/a, esposo/a o jefe. Y es que si repartes todas tus tareas en este tipo de listas podrás, en cada momento, focalizarte en la lista o listas que en ese momento concreto te conviene.
    ¿No es absurdo que mientras que estás en la oficina y mires tu lista de cosas para hacer, estés viendo tareas que solo podrás hacer cuando estés en casa? Te roban claridad, engrosan una lista interminable que tienes que recorrer de arriba a abajo varias veces tratando de discernir qué cosas puedes hacer ahora mismo, en este preciso momento. Dividirlas te aporta claridad y te ahorra tiempo.

  • Separar tus listas con acciones que puedes hacer ya, en cualquier momento que se manifieste adecuado para ello, de las que debes hacer en un momento concreto. Del mismo modo propone separar también todas aquellas listas que quieres conservar para hacer algún día pero no aún, o las listas donde relacionas aquellas cosas que le has pedido a alguien que haga por o para ti y debes tener controladas.

  • Por último, revisar regularmente todas tus listas. De ese modo podrás tener actualizado tu sistema con todas esas cosas que han cambiado de rumbo, o que por circunstancias del destino ya no son necesarias. No será necesario que marques y remarques las cosas que entiendes importantes, porque revisarás tus listas y no las olvidarás (debes saber además que, en un entorno cambiante como el que vivimos, lo que es muy importante ahora puede no serlo mañana; no solo eso, además de no ser importante podría incluso no ser siquiera necesario de hacer).

¿CUAL ES EL SENTIDO DE TANTA COMPLICACIÓN?

Pues su sentido es muy sencillo, ¡y no es tan complicado como parece!

Si aplicas tu sentido común y piensas detenidamente sobre todo ello, estoy seguro de que te darás cuenta que:

  1. Si anotas todo aquello que viene a tu cabeza, no olvidarás nada y tu mente se sentirá más relajada.
  2. Si tratas de desarrollar tareas de la misma naturaleza en bloque avanzarás rápidamente.
  3. Si divides todas tus tareas en acciones más simples tu motivación mejorará exponencialmente.
  4. Si dispones de varias listas adecuadas a cada situación en la que te encuentres, te será mucho más sencillo consultarlas en el momento exacto en que necesitas hacerlo.
  5. Si revisas tus listas asíduamente, te darás cuenta de que comenzarás a tener una sensación de control sobre todo lo que debes hacer que te aporta una inmensa tranquilidad, no olvidarás hacer nada necesario y podrás elegir qué es lo verdaderamente importante en el momento de hacerlo.

Cada una de las cosas citadas son indudablemente buenos hábitos productivos. Sin embargo, el secreto se encuentra en llegar a implementarlos todos ellos. Se complementan para ayudarnos a vivir sin el estrés que produce la desorganización o el miedo al olvido de cosas importantes, y para ayudarnos a decidir mejor qué hacer en cada momento, o qué dejar de hacer (lo cual es tan importante como lo primero).

QUÉ NOS ESPERA EN LAS SIGUIENTES ENTRADAS

A lo largo de las próximas entradas profundizaremos en cada uno de todos estos conceptos, sus características y nombres formales en la metodología. Introduciremos las reglas que se siguen en el trabajo de la metodología apoyándonos en un esquema y aportaremos ejemplos reales para una mejor comprensión. También estudiaremos de cerca otros hábitos productivos que, si bien no están implícitos en GTD, son perfectamente compatibles y muy recomendables.

No dudes en contactarme o dejar un comentario si quieres hacer algún aporte o tienes dudas, trataremos de resolverlas juntos/as.

OTRA PERSPECTIVA SOBRE TODOIST Y GTD

PORQUÉ UN CAMBIO, Y PORQUÉ TODOIST

Tras haber pasado por numerosas herramientas colaborativas en mi entorno laboral a lo largo de los últimos años (Wunderlist, Trello, Evernote, y alguna más por tiempo fugaz), hemos encontrado en Todoist una herramienta sencilla de implementar y mantener. Se trata de una elección personal, todas las citadas poseen grandes virtudes en unos u otros ámbitos y será el uso que se hace de ellas el que haga destacar unas por encima de las otras; simplemente para el uso concreto que hacemos de ella en nuestra empresa es la que más y mejor se adapta a día de hoy a nuestras necesidades.

Todoist y GTD

Todoist para Mac y para iOS, disponible también para Apple Watch, Web, Android, Android Wear, Windows, Chrome, Firefox, Safari, Outlook y Gmail

En el plano personal he sido un felíz usuario a OmniFocus desde hace ya unos años. He probado otras (en la mayor parte de casos solo por encima, por pura curiosidad; la única herramienta que no he probado y sí llama mi atención es Facilethings), pero nunca he encontrado un motivo sólido para abandonar OmniFocus. Cuando se domina es muy, muy potente y personalizable. Desde que existe su versión 2, la revisión semanal en el iPad siempre me ha enamorado; no hay aplicaciones para iOS (al menos en el plano de la gestión de tareas) tan trabajadas como las de The Omni Group.

Hace meses que me pregunto cómo funcionaría para mí Todoist.
Cada día, al início de mi jornada organizo todas las tareas de mi equipo para el día, asigno tareas, y traspaso a mi sistema en OmniFocus todas aquellas que debo hacer yo y todas aquellas a las que debo dar un seguimiento. Esto ya es un trabajo en sí, por no decír que en ocasiones (cuando la carga de trabajo es muy alta) se genera cierta confusión y estrés al tener que atender a dos sistemas (o replicar en un segundo los avances del primero). Sin embargo me encontraba cómodo con mi sistema y no pensaba en cambiar, hasta que la idea de aunar todo en un único sistema comenzó a revolotear sobre mí (otras personas pueden tener otros motivos; para mí la plataforma no es problema ya que utilizo únicamente dispositivos de Apple, pero el ámplio abanico multiplataforma de Todoist sí puede ser de gran interés para muchos usuarios). Era una idea que rápidamente por un motivo u otro terminaba casi siempre por descartar rápidamente; no en vano se lee habitualmente que cambiar de aplicación de productividad personal es una de las cosas más improductivas que se pueden hacer, y hoy puedo corroborar que se pierden horas, muchas.

Hace unos días me he decidido a hacerlo, traspasar todo mi sistema personal a Todoist. Dentro de dos o tres meses poder evaluar si las horas invertidas me han aportado valor.

En esta mini-guía explicaré cómo he pensado en organizar Todoist para ajustarlo en el modo más afín (bajo mi punto de vista) a la metodología Getting Things Done. He investigado por Internet antes de tomar la decisión, y más profundamente después de haberla tomado. Me he encontrado con poco material válido. Con válido me refiero a mis necesidades, válido para mí. No juzgo (en absoluto) los contenidos que he visto, pero a mi parecer poco a nada tienen que ver con GTD aunque hagan de esas siglas su bandera; fechas límite por todas partes, ausencia de contextos (ya que no es lo mismo contexto que etiquetas, los primeros deben tener unas propiedades intrínsecas a su concepto), etc.

Siendo así, he estudiado un poco el modo de hacerlo, sin fundamentarme en modelos externos demasiado (sí en pequeños detalles). ¿Cómo?

  • Primero, buscar el modo en que Todoist funcione para mí y mis hábitos. Los hábitos “intocables” si practicas o estás en el camino de aprender GTD deben ser los de la metodología, pero indudable e irremediablemente el software que utilizas durante mucho tiempo (léase “sistema”, a quien utilice métodos de baja tecnología también es aplicable) te marca. Inevitablemente “te adaptas” aunque sea mínimamente a lo que te ofrece el sistema que utilizas.
    Por poner un ejemplo, OmniFocus me ofrece la posibilidad de deferír acciones (ponerles una fecha de início), mientras que Todoist no ofrece esta posibilidad, por lo que deberé buscar el equivalente que me funcione adecuadamente (por poner uno de varios ejemplos).

  • Tras el paso de “establecer mis pautas y estudiar cómo configurar mi nueva herramienta”, hay que traspasar todos los datos de forma manual, un proceso largo y tedioso si se tienen cientos de recordatorios como yo tengo. Es un proceso que, además, invita a hacer una revisión exhaustiva y una limpieza a fondo, máxime de las listas Algún día / Quizá.

  • Iniciar el funcionamiento con el nuevo sistema, lo que requerirá un período de adaptación hasta que se trabaje con la misma comodidad que se hacía antes, motivado por la salida de tu área de confort inicial (y en este punto estamos).

Es indudable que Todoist tiene virtudes (y muchas) que no trataré en esta entrada. Ser una aplicación web y su API ofrecen unas posibilidades en algunas áreas muy interesantes, pero esto podría ser materia para otra u otras entradas en el futuro (plantillas, automatización, integraciones, etc.). En esta, me centraré en cómo he organizado mi sistema tratando de atender a las bases de GTD, de modo que pueda servír como ejemplo a otros (que si bien no adaptarán el sistema “tal cual”, sí podrán extraer detalles que podrían serles de interés). Tampoco me centro en analizar la metodología GTD, doy por supuesto que quien trate de utilizar esta u otra herramienta para implementar la metodología habrá leído antes abundantemente sobre la metodología en sí (si no es tu caso, acepta mi humilde y más sincero consejo y no pierdas más tiempo leyendo esta entrada; necesitas leer sobre GTD, no sobre Todoist).
Me baso en la versión Premium, la que yo utilizo y que entiendo “necesaria” si pretendes asentar tu sistema en Todoist. Hay detalles que solo ofrece la versión Premium (como las etiquetas) que, si bien no considero de necesidad imperiosa, sí que ayudarán en mucho a obtener mucho más de la herramienta. Puedes leer más acerca de sus prestaciones Premium y su precio aquí. A partír de este punto siempre me referiré a esta versión.

¿CÓMO COMENZAMOS?

Para comenzar, y pensando en que partimos de “una instalación desde cero”, vamos a establecer los recipientes de tareas necesarios, el esqueleto de lo que será nuestro sistema.

Nada más abrír la aplicación de Todoist te encontrarás con la clasificación que el propio sistema te impone:

  • Buzón de entrada: No precisa presentación.
  • Buzón de entrada del equipo (solo en versión Business): Un buzón de entrada compartido con todo el equipo.
  • Hoy: Vista de todas las tareas con fecha de hoy.
  • Próximos 7 días: Vista en avance de 7 días para todas tus tareas fechadas en ese rango.
    Debajo, tres secciones/pestañas, de izda. a dcha.:
  • Proyectos: En esta sección se pueden crear y ordenar proyectos y subproyectos (hasta 4 niveles anidados).
  • Etiquetas: En esta sección, como su nombre indica, crearemos etiquetas para nuestras tareas.
  • Filtros: En esta sección se pueden crear filtros para obtener vistas personalizadas en función a diversos factores. Más adelante en esta entrada expondré las mías, puedes consultar la ayuda de Todoist a este respecto aquí.

Estas son las raíces que impone la propia aplicación a día de hoy, y a la que debemos adaptarnos para montar nuestro sistema del modo más claro para nosotros. A continuación la organización que yo he llevado a cabo:

PROYECTOS

En mi caso he establecido ocho “proyectos raíz”:

  • OBJETIVOS:
    Objetivos que me autoimpongo, a nivel semanal, mensual, anual, y a cinco años vista.

  • LISTAS DE CONTROL:
    Todas las acciones relativas a mis rutinas diarias, semanales, mensuales o anuales, incluyendo las revisiones de mi sistema.

  • RECORDATORIO:
    Pequeños recordatorios que no son acciones en sí, para tener presentes y que me avisen llegada la fecha indicada (y lo que es más importante, verlos con antelación en mi vista a 7 días).

  • ACCIONES SIMPLES:
    Todas mis acciones simples (no vinculadas a un proyecto concreto) disponibles.

  • PROYECTOS ACTIVOS:
    Subdirectorios, uno por proyecto activo, y dentro de cada uno de ellos sus correspondientes acciones.

  • ALGÚN DÍA / QUIZÁ:
    Listado de acciones a realizar algún día. Dispongo de algunos sublistados comunes, como libros para leer o películas para ver.

  • LISTAS COMPARTIDAS:
    Alguna lista compartida con otras personas, por ejemplo una lista de la compra compartida con mi esposa.

  • CRM EMPRESARIAL:
    Aquí se alojan multitud de subproyectos del ámbito laboral compartidos con todo el equipo.

¿Una vista rápida para aclararnos?

Proyectos

Vista de Todoist para Mac, pestaña de proyectos

ETIQUETAS

Tratando de implementar GTD, el uso al que invitan las etiquetas en Todoist es el de contextos. No obstante, yo utilizo alguna de ellas también como etiqueta para algunos propósitos.
En esta sección es importante para mí, las etiquetas deben mantener su orden y color, porque esto tiene consecuencias en otras partes de la aplicación que más tarde comentaremos.

Mis etiquetas referidas a contextos, todas etiquetadas con el color negro, son las que siguen (por este orden):
RECADOS, ENFOQUE, EMAIL, TELEFONO, iOS, macOS, OFICINA, CASA, TIENDA, AGENDAS, ESPERANDO

Después, tengo otros para personas o equipos de mi entorno (que van conjugados con AGENDAS o ESPERANDO).

A continuación los que utilizo como etiquetas. A estos les pongo colores para distinguír de los contextos. Van ordenados así:
– Etiquetas:
CHECKLIST, RECORDATORIO
– Energía:
E.BAJA, E.ALTA
– Tiempo:
05.MINS, 15.MINS, 30.MINS, 60.MINS
– Área:
PERSONAL, LABORAL, FAMILIAR
– Estado:
INICIO (en verde, invitando a la acción), VENCIMIENTO (en rojo, indica fecha límite objetiva)

¿Vemos como se ven las etiquetas en Todoist para Mac?

Etiquetas1

Etiquetas en Todoist para Mac, captura 1

Etiquetas2

Etiquetas en Todoist para Mac, captura 2

FILTROS PERSONALIZADOS

Tengo varios, pero a mi parecer lo fundamental es:

  • FUEGO:
    Esta perspectiva me muestra todas las acciones con fecha de vencimiento objetiva. Todoist permite además establecer 4 niveles de prioridad a las acciones. No suelo establecer prioridades, pero a las acciones con fecha de vencimiento objetiva les pongo la prioridad 1 únicamente para que destaquen aún más a la vista (que las reseña en rojo), además de llevar la etiqueta @VENCIMIENTO (también roja).
    Esta perspectiva puedes crearla introduciendo en el campo búsqueda de la misma: @VENCIMIENTO
  • ENFOQUE HOY:
    “Enfoque hoy” me muestra la vista ordenada de acciones vencidas, para hoy y para mañana, por ese orden.
    Esta perspectiva puedes crearla introduciendo en el campo búsqueda de la misma: overdue, today, tomorrow
  • ENFOQUE GENERAL:
    “Enfoque general” me muestra lo mismo que la perspectiva anterior, pero añade debajo todas las tareas encomendadas a mi equipo y fechadas para hoy, de modo que puedo ver lo que debe gestionarse en la oficina de modo global.
    Esta perspectiva puedes crearla introduciendo en el campo búsqueda de la misma: overdue, today, tomorrow, (overdue | today) & :to_others:
  • SIGUIENTES ACCIONES:
    Me muestra todas las siguientes acciones que he marcado para esta semana (les he puesto contexto), clasificadas por contexto. Nótese que para que esta perspectiva me funcione así, en mi revisión semanal añado un contexto a las acciones que deseo concluír esta semana, de modo que me aparezcan en esta vista.
    Esta perspectiva puedes crearla introduciendo en el campo búsqueda de la misma: @recados, @enfoque, @email, @telefono, @ios, @macos, @oficina, @casa, @tienda
    De esta lista extraigo mis próximas acciones cada día para ir haciendo.
  • AGENDAS:
    Esta perspectiva me muestra la acciones que he marcado con mi contexto @AGENDAS para tratar con otras personas. La vista es clasificada por persona (supongamos que tengo un contexto para @DAVID y otro para @MARIA, crearía esta perspectiva introduciendo en el campo de búsqueda de la misma: @AGENDAS & @DAVID, @AGENDAS & @MARIA).
  • EN ESPERA:
    Perspectiva para mostrarme los asuntos que tengo en espera, se confecciona del mismo modo que la anterior pero utilizando nuestro contexto @ESPERANDO en vez de @AGENDAS. También lo clasifico por personas, con una última sección para otros. Ejemplo: @ESPERANDO & @DAVID, @ESPERANDO & @MARIA, @ESPERANDO & @OTROS

Aunque tengo otras perspectivas, son de carácter más personal y orientadas a mi entorno laboral. Para lo demás, podéis crearos las vuestras, adaptándolas a vuestro flujo de trabajo.

¿Una captura?

Enfoque hoy

Filtro personalizado “Enfoque hoy”

Siguientes acciones

Filtro personalizado “Siguientes acciones”

¿CÓMO FUNCIONA TODO ESTO JUNTO?

Pues es más sencillo de lo que parece. Solo nos queda comenzar a introducír acciones en nuestro sistema. Tened en cuenta que Todoist permite, del mismo modo que puede hacerse con los proyectos, anidar unas acciones dentro de otras hasta cuatro niveles (subacciones, subproyectos).

Cuando en mi revisión semanal decido qué tareas quiero hacer esta semana, les pongo su contexto, nivel de energía, tiempo y área. Esto es, por ejemplo, @EMAIL, @E.BAJA, @05.MINS, @PERSONAL.
Una vez he hecho esto, si me desplazo a la sección de etiquetas y accedo a ellas de modo independiente, veré que esta tarea me aparece en las consiguientes listas @EMAIL, @E.BAJA, @05.MINS y @PERSONAL. Y si me voy a la sección de filtros y selecciono la vista de Siguientes acciones (que es donde realmente trabajo habitualmente para elegír las acciones que deseo hacer), esta tarea me aparecerá en la lista @EMAIL, con sus indicadores de baja energía, 5 minutos y área personal. Mientras las acciones no estén etiquetadas adecuadamente no aparecerán en mis filtros; este es el modo de buscar eliminar el ruido, quitar de la vista todas las acciones que has decidido NO hacer aún.

Los recordatorios, listas de control y acciones fechadas en general me aparecerán cada día correspondiente en mi vista Hoy, y podré anticiparme a ellas si reviso habitualmente la vista a 7 días.

Cuando deseo dar início a una tarea en una fecha concreta (del modo que ocurre con la fecha início de OmniFocus), le pongo su fecha y la etiqueto como @INICIO. En la fecha indicada aparecerá en mi portada de Hoy, veré su etiqueta de @INICIO en color verde invitando a iniciarla, y la clasificaré adecuadamente eliminándole la etiqueta que lleva y poniendo en su lugar un contexto, nivel de energía, de tiempo, y un área. De ese modo automáticamente pasará a formar parte de mis Siguientes acciones.

Realmente lo necesario a efectos de metodología es un contexto. Si entendéis que niveles de energía, tiempo o incluso área os suponen una complicación extra en vuestros inicios podéis obviarlas (tiempo habrá según avancéis y os sintáis cómodos con vuestro sistema; llegado el momento podréis implementarlo fácilmente si lo entendéis necesario).

Hasta aquí ha dado de sí esta entrada, espero que os sea de ayuda para pulír vuestro sistema u os aporte ideas que os sean de interés.

Notas: Esta entrada ha sido publicada originalmente en Medium el 26/11/16. Se escribió en una tarde, motivada fundamentalmente para aportar algo de claridad a alguna persona que pensaba dar el salto a Todoist. Yo mismo llevaba ya un tiempo utilizándolo como herramienta colaborativa en mi trabajo, y me seducía mucho la opción de utilizar un único gestor de tareas para todo. Tras escarceos varios, terminé volviendo a OmniFocus, pero aprendí varias cosas por el camino y debo decír que me pareció una experiencia enriquecedora.

Notas2: Releyendo la entrada, hay varios “fallos”, aunque creo que cumple la misión para la que fué escrita. Después de esto Todoist ha avanzado en algunos sentidos con sus filtros, y permite ahora por ejemplo filtrar por proyectos (incluyendo subproyectos) utilizando antes de su nombre una doble # en vez de simple, o por personas asignadas a tareas. Sin haber terminado de convencerme por algunos aspectos a día de hoy, creo que el equipo de Todoist hace un gran trabajo.

BATERÍA ANKER POWERCORE+ 20100 USB-C

Tras estudiar algunas opciones por Internet me he pedido este modelo. Estoy muy contento con la marca, ya dispongo de dos unidades del modelo de batería Anker PowerCore 20100 (sin USB-C) que van como la seda para cargar nuestros iPhones/iPads.

Batería Anker PowerCore+ 20100

Este modelo cuenta con el atractivo del puerto USB-C, puerto por el que carga y que además es de salida para alimentar, en nuestro caso, a mi Macbook 2016 o a la Nintendo Switch de mi hijo (aunque también pueden ser alimentadas desde uno de sus dos puertos USB-A, pero así se dejan libres ambos para cargar otros aparatos, si es necesario).

Para quien tenga dudas (en Amazon no lo explicitaban) viene acompañada de un cable USB-A/USB-C (que además es su cable de carga), un cable USB-C/USB-C (para cargar dispositivos con este puerto) y un cable USB-A/microUSB para otro tipo de dispositivos.

Por el momento solo he hecho una carga completa de rigor y he probado que funciona con el Macbook y la Switch. Cuando pase algo de tiempo y la ponga a prueba dejaré por aquí mis impresiones.