OTRA PERSPECTIVA SOBRE TODOIST Y GTD

PORQUÉ UN CAMBIO, Y PORQUÉ TODOIST

Tras haber pasado por numerosas herramientas colaborativas en mi entorno laboral a lo largo de los últimos años (Wunderlist, Trello, Evernote, y alguna más por tiempo fugaz), hemos encontrado en Todoist una herramienta sencilla de implementar y mantener. Se trata de una elección personal, todas las citadas poseen grandes virtudes en unos u otros ámbitos y será el uso que se hace de ellas el que haga destacar unas por encima de las otras; simplemente para el uso concreto que hacemos de ella en nuestra empresa es la que más y mejor se adapta a día de hoy a nuestras necesidades.

Todoist y GTD

Todoist para Mac y para iOS, disponible también para Apple Watch, Web, Android, Android Wear, Windows, Chrome, Firefox, Safari, Outlook y Gmail

En el plano personal he sido un felíz usuario a OmniFocus desde hace ya unos años. He probado otras (en la mayor parte de casos solo por encima, por pura curiosidad; la única herramienta que no he probado y sí llama mi atención es Facilethings), pero nunca he encontrado un motivo sólido para abandonar OmniFocus. Cuando se domina es muy, muy potente y personalizable. Desde que existe su versión 2, la revisión semanal en el iPad siempre me ha enamorado; no hay aplicaciones para iOS (al menos en el plano de la gestión de tareas) tan trabajadas como las de The Omni Group.

Hace meses que me pregunto cómo funcionaría para mí Todoist.
Cada día, al início de mi jornada organizo todas las tareas de mi equipo para el día, asigno tareas, y traspaso a mi sistema en OmniFocus todas aquellas que debo hacer yo y todas aquellas a las que debo dar un seguimiento. Esto ya es un trabajo en sí, por no decír que en ocasiones (cuando la carga de trabajo es muy alta) se genera cierta confusión y estrés al tener que atender a dos sistemas (o replicar en un segundo los avances del primero). Sin embargo me encontraba cómodo con mi sistema y no pensaba en cambiar, hasta que la idea de aunar todo en un único sistema comenzó a revolotear sobre mí (otras personas pueden tener otros motivos; para mí la plataforma no es problema ya que utilizo únicamente dispositivos de Apple, pero el ámplio abanico multiplataforma de Todoist sí puede ser de gran interés para muchos usuarios). Era una idea que rápidamente por un motivo u otro terminaba casi siempre por descartar rápidamente; no en vano se lee habitualmente que cambiar de aplicación de productividad personal es una de las cosas más improductivas que se pueden hacer, y hoy puedo corroborar que se pierden horas, muchas.

Hace unos días me he decidido a hacerlo, traspasar todo mi sistema personal a Todoist. Dentro de dos o tres meses poder evaluar si las horas invertidas me han aportado valor.

En esta mini-guía explicaré cómo he pensado en organizar Todoist para ajustarlo en el modo más afín (bajo mi punto de vista) a la metodología Getting Things Done. He investigado por Internet antes de tomar la decisión, y más profundamente después de haberla tomado. Me he encontrado con poco material válido. Con válido me refiero a mis necesidades, válido para mí. No juzgo (en absoluto) los contenidos que he visto, pero a mi parecer poco a nada tienen que ver con GTD aunque hagan de esas siglas su bandera; fechas límite por todas partes, ausencia de contextos (ya que no es lo mismo contexto que etiquetas, los primeros deben tener unas propiedades intrínsecas a su concepto), etc.

Siendo así, he estudiado un poco el modo de hacerlo, sin fundamentarme en modelos externos demasiado (sí en pequeños detalles). ¿Cómo?

  • Primero, buscar el modo en que Todoist funcione para mí y mis hábitos. Los hábitos “intocables” si practicas o estás en el camino de aprender GTD deben ser los de la metodología, pero indudable e irremediablemente el software que utilizas durante mucho tiempo (léase “sistema”, a quien utilice métodos de baja tecnología también es aplicable) te marca. Inevitablemente “te adaptas” aunque sea mínimamente a lo que te ofrece el sistema que utilizas.
    Por poner un ejemplo, OmniFocus me ofrece la posibilidad de deferír acciones (ponerles una fecha de início), mientras que Todoist no ofrece esta posibilidad, por lo que deberé buscar el equivalente que me funcione adecuadamente (por poner uno de varios ejemplos).

  • Tras el paso de “establecer mis pautas y estudiar cómo configurar mi nueva herramienta”, hay que traspasar todos los datos de forma manual, un proceso largo y tedioso si se tienen cientos de recordatorios como yo tengo. Es un proceso que, además, invita a hacer una revisión exhaustiva y una limpieza a fondo, máxime de las listas Algún día / Quizá.

  • Iniciar el funcionamiento con el nuevo sistema, lo que requerirá un período de adaptación hasta que se trabaje con la misma comodidad que se hacía antes, motivado por la salida de tu área de confort inicial (y en este punto estamos).

Es indudable que Todoist tiene virtudes (y muchas) que no trataré en esta entrada. Ser una aplicación web y su API ofrecen unas posibilidades en algunas áreas muy interesantes, pero esto podría ser materia para otra u otras entradas en el futuro (plantillas, automatización, integraciones, etc.). En esta, me centraré en cómo he organizado mi sistema tratando de atender a las bases de GTD, de modo que pueda servír como ejemplo a otros (que si bien no adaptarán el sistema “tal cual”, sí podrán extraer detalles que podrían serles de interés). Tampoco me centro en analizar la metodología GTD, doy por supuesto que quien trate de utilizar esta u otra herramienta para implementar la metodología habrá leído antes abundantemente sobre la metodología en sí (si no es tu caso, acepta mi humilde y más sincero consejo y no pierdas más tiempo leyendo esta entrada; necesitas leer sobre GTD, no sobre Todoist).
Me baso en la versión Premium, la que yo utilizo y que entiendo “necesaria” si pretendes asentar tu sistema en Todoist. Hay detalles que solo ofrece la versión Premium (como las etiquetas) que, si bien no considero de necesidad imperiosa, sí que ayudarán en mucho a obtener mucho más de la herramienta. Puedes leer más acerca de sus prestaciones Premium y su precio aquí. A partír de este punto siempre me referiré a esta versión.

¿CÓMO COMENZAMOS?

Para comenzar, y pensando en que partimos de “una instalación desde cero”, vamos a establecer los recipientes de tareas necesarios, el esqueleto de lo que será nuestro sistema.

Nada más abrír la aplicación de Todoist te encontrarás con la clasificación que el propio sistema te impone:

  • Buzón de entrada: No precisa presentación.
  • Buzón de entrada del equipo (solo en versión Business): Un buzón de entrada compartido con todo el equipo.
  • Hoy: Vista de todas las tareas con fecha de hoy.
  • Próximos 7 días: Vista en avance de 7 días para todas tus tareas fechadas en ese rango.
    Debajo, tres secciones/pestañas, de izda. a dcha.:
  • Proyectos: En esta sección se pueden crear y ordenar proyectos y subproyectos (hasta 4 niveles anidados).
  • Etiquetas: En esta sección, como su nombre indica, crearemos etiquetas para nuestras tareas.
  • Filtros: En esta sección se pueden crear filtros para obtener vistas personalizadas en función a diversos factores. Más adelante en esta entrada expondré las mías, puedes consultar la ayuda de Todoist a este respecto aquí.

Estas son las raíces que impone la propia aplicación a día de hoy, y a la que debemos adaptarnos para montar nuestro sistema del modo más claro para nosotros. A continuación la organización que yo he llevado a cabo:

PROYECTOS

En mi caso he establecido ocho “proyectos raíz”:

  • OBJETIVOS:
    Objetivos que me autoimpongo, a nivel semanal, mensual, anual, y a cinco años vista.

  • LISTAS DE CONTROL:
    Todas las acciones relativas a mis rutinas diarias, semanales, mensuales o anuales, incluyendo las revisiones de mi sistema.

  • RECORDATORIO:
    Pequeños recordatorios que no son acciones en sí, para tener presentes y que me avisen llegada la fecha indicada (y lo que es más importante, verlos con antelación en mi vista a 7 días).

  • ACCIONES SIMPLES:
    Todas mis acciones simples (no vinculadas a un proyecto concreto) disponibles.

  • PROYECTOS ACTIVOS:
    Subdirectorios, uno por proyecto activo, y dentro de cada uno de ellos sus correspondientes acciones.

  • ALGÚN DÍA / QUIZÁ:
    Listado de acciones a realizar algún día. Dispongo de algunos sublistados comunes, como libros para leer o películas para ver.

  • LISTAS COMPARTIDAS:
    Alguna lista compartida con otras personas, por ejemplo una lista de la compra compartida con mi esposa.

  • CRM EMPRESARIAL:
    Aquí se alojan multitud de subproyectos del ámbito laboral compartidos con todo el equipo.

¿Una vista rápida para aclararnos?

Proyectos

Vista de Todoist para Mac, pestaña de proyectos

ETIQUETAS

Tratando de implementar GTD, el uso al que invitan las etiquetas en Todoist es el de contextos. No obstante, yo utilizo alguna de ellas también como etiqueta para algunos propósitos.
En esta sección es importante para mí, las etiquetas deben mantener su orden y color, porque esto tiene consecuencias en otras partes de la aplicación que más tarde comentaremos.

Mis etiquetas referidas a contextos, todas etiquetadas con el color negro, son las que siguen (por este orden):
RECADOS, ENFOQUE, EMAIL, TELEFONO, iOS, macOS, OFICINA, CASA, TIENDA, AGENDAS, ESPERANDO

Después, tengo otros para personas o equipos de mi entorno (que van conjugados con AGENDAS o ESPERANDO).

A continuación los que utilizo como etiquetas. A estos les pongo colores para distinguír de los contextos. Van ordenados así:
– Etiquetas:
CHECKLIST, RECORDATORIO
– Energía:
E.BAJA, E.ALTA
– Tiempo:
05.MINS, 15.MINS, 30.MINS, 60.MINS
– Área:
PERSONAL, LABORAL, FAMILIAR
– Estado:
INICIO (en verde, invitando a la acción), VENCIMIENTO (en rojo, indica fecha límite objetiva)

¿Vemos como se ven las etiquetas en Todoist para Mac?

Etiquetas1

Etiquetas en Todoist para Mac, captura 1

Etiquetas2

Etiquetas en Todoist para Mac, captura 2

FILTROS PERSONALIZADOS

Tengo varios, pero a mi parecer lo fundamental es:

  • FUEGO:
    Esta perspectiva me muestra todas las acciones con fecha de vencimiento objetiva. Todoist permite además establecer 4 niveles de prioridad a las acciones. No suelo establecer prioridades, pero a las acciones con fecha de vencimiento objetiva les pongo la prioridad 1 únicamente para que destaquen aún más a la vista (que las reseña en rojo), además de llevar la etiqueta @VENCIMIENTO (también roja).
    Esta perspectiva puedes crearla introduciendo en el campo búsqueda de la misma: @VENCIMIENTO
  • ENFOQUE HOY:
    “Enfoque hoy” me muestra la vista ordenada de acciones vencidas, para hoy y para mañana, por ese orden.
    Esta perspectiva puedes crearla introduciendo en el campo búsqueda de la misma: overdue, today, tomorrow
  • ENFOQUE GENERAL:
    “Enfoque general” me muestra lo mismo que la perspectiva anterior, pero añade debajo todas las tareas encomendadas a mi equipo y fechadas para hoy, de modo que puedo ver lo que debe gestionarse en la oficina de modo global.
    Esta perspectiva puedes crearla introduciendo en el campo búsqueda de la misma: overdue, today, tomorrow, (overdue | today) & :to_others:
  • SIGUIENTES ACCIONES:
    Me muestra todas las siguientes acciones que he marcado para esta semana (les he puesto contexto), clasificadas por contexto. Nótese que para que esta perspectiva me funcione así, en mi revisión semanal añado un contexto a las acciones que deseo concluír esta semana, de modo que me aparezcan en esta vista.
    Esta perspectiva puedes crearla introduciendo en el campo búsqueda de la misma: @recados, @enfoque, @email, @telefono, @ios, @macos, @oficina, @casa, @tienda
    De esta lista extraigo mis próximas acciones cada día para ir haciendo.
  • AGENDAS:
    Esta perspectiva me muestra la acciones que he marcado con mi contexto @AGENDAS para tratar con otras personas. La vista es clasificada por persona (supongamos que tengo un contexto para @DAVID y otro para @MARIA, crearía esta perspectiva introduciendo en el campo de búsqueda de la misma: @AGENDAS & @DAVID, @AGENDAS & @MARIA).
  • EN ESPERA:
    Perspectiva para mostrarme los asuntos que tengo en espera, se confecciona del mismo modo que la anterior pero utilizando nuestro contexto @ESPERANDO en vez de @AGENDAS. También lo clasifico por personas, con una última sección para otros. Ejemplo: @ESPERANDO & @DAVID, @ESPERANDO & @MARIA, @ESPERANDO & @OTROS

Aunque tengo otras perspectivas, son de carácter más personal y orientadas a mi entorno laboral. Para lo demás, podéis crearos las vuestras, adaptándolas a vuestro flujo de trabajo.

¿Una captura?

Enfoque hoy

Filtro personalizado “Enfoque hoy”

Siguientes acciones

Filtro personalizado “Siguientes acciones”

¿CÓMO FUNCIONA TODO ESTO JUNTO?

Pues es más sencillo de lo que parece. Solo nos queda comenzar a introducír acciones en nuestro sistema. Tened en cuenta que Todoist permite, del mismo modo que puede hacerse con los proyectos, anidar unas acciones dentro de otras hasta cuatro niveles (subacciones, subproyectos).

Cuando en mi revisión semanal decido qué tareas quiero hacer esta semana, les pongo su contexto, nivel de energía, tiempo y área. Esto es, por ejemplo, @EMAIL, @E.BAJA, @05.MINS, @PERSONAL.
Una vez he hecho esto, si me desplazo a la sección de etiquetas y accedo a ellas de modo independiente, veré que esta tarea me aparece en las consiguientes listas @EMAIL, @E.BAJA, @05.MINS y @PERSONAL. Y si me voy a la sección de filtros y selecciono la vista de Siguientes acciones (que es donde realmente trabajo habitualmente para elegír las acciones que deseo hacer), esta tarea me aparecerá en la lista @EMAIL, con sus indicadores de baja energía, 5 minutos y área personal. Mientras las acciones no estén etiquetadas adecuadamente no aparecerán en mis filtros; este es el modo de buscar eliminar el ruido, quitar de la vista todas las acciones que has decidido NO hacer aún.

Los recordatorios, listas de control y acciones fechadas en general me aparecerán cada día correspondiente en mi vista Hoy, y podré anticiparme a ellas si reviso habitualmente la vista a 7 días.

Cuando deseo dar início a una tarea en una fecha concreta (del modo que ocurre con la fecha início de OmniFocus), le pongo su fecha y la etiqueto como @INICIO. En la fecha indicada aparecerá en mi portada de Hoy, veré su etiqueta de @INICIO en color verde invitando a iniciarla, y la clasificaré adecuadamente eliminándole la etiqueta que lleva y poniendo en su lugar un contexto, nivel de energía, de tiempo, y un área. De ese modo automáticamente pasará a formar parte de mis Siguientes acciones.

Realmente lo necesario a efectos de metodología es un contexto. Si entendéis que niveles de energía, tiempo o incluso área os suponen una complicación extra en vuestros inicios podéis obviarlas (tiempo habrá según avancéis y os sintáis cómodos con vuestro sistema; llegado el momento podréis implementarlo fácilmente si lo entendéis necesario).

Hasta aquí ha dado de sí esta entrada, espero que os sea de ayuda para pulír vuestro sistema u os aporte ideas que os sean de interés.

Notas: Esta entrada ha sido publicada originalmente en Medium el 26/11/16. Se escribió en una tarde, motivada fundamentalmente para aportar algo de claridad a alguna persona que pensaba dar el salto a Todoist. Yo mismo llevaba ya un tiempo utilizándolo como herramienta colaborativa en mi trabajo, y me seducía mucho la opción de utilizar un único gestor de tareas para todo. Tras escarceos varios, terminé volviendo a OmniFocus, pero aprendí varias cosas por el camino y debo decír que me pareció una experiencia enriquecedora.

Notas2: Releyendo la entrada, hay varios “fallos”, aunque creo que cumple la misión para la que fué escrita. Después de esto Todoist ha avanzado en algunos sentidos con sus filtros, y permite ahora por ejemplo filtrar por proyectos (incluyendo subproyectos) utilizando antes de su nombre una doble # en vez de simple, o por personas asignadas a tareas. Sin haber terminado de convencerme por algunos aspectos a día de hoy, creo que el equipo de Todoist hace un gran trabajo.